Outlookをお使いの皆さん、きちんと振り分け設定できていますか？
重要なメールが埋もれてしまう。
過去のメールを探し出せない。
返信漏れ・遅れのミスが絶えない。
こういったメール業務の効率悪化は、振り分け設定に原因があるかもしれません。今回は、Outlookの振り分け設定について解説します。
フォルダを作成する
ここでは、受信メールを振り分けるためのフォルダーの作成方法について説明します。
①【フォルダー】タブ、②【新しいフォルダー】の順に選択します。
「新しいフォルダーの作成」ダイアログボックスが表示されました。①「名前」のテキストボックスに『株式会社OfficeHack』の文字を入れます。
②【メールと投稿 アイテム】、③【受信トレイ】の順に選択し、④【OK】ボタンを押します。
「株式会社OfficeHack」のフォルダーを作成することができました。
メールをフォルダに振り分ける
ここでは、受信したメールを自動的に指定したフォルダーの中に振り分ける方法について説明します。
「仕分けルールと通知の管理」の選択
①【ホーム】タブ、②【ルール】、③【仕分けルールと通知の管理】の順に選択します。
「新しい仕分けルール」の選択
「仕訳ルールと通知」ダイアログボックスが表示されました。①【電子メールの仕分けルール】タブ、②【新しい仕分けルール】の順に選択します。
「受信メッセージにルールを適用する」を選択
「自動仕分けウィザード」ダイアログボックスが表示されました。①【受信メッセージにルールを適用する】を選択し、②【次へ】ボタンを押します。
「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェックマーク
①【「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェックマーク】を入れ、②【特定の文字】のリンクを選択します。
差出人のアドレスに含まれる文字（ドメイン）を追加
「文字の指定」ダイアログボックスが表示されました。①ここでは、「差出人のアドレスに含まれる文字」に『ドメイン（例：@officehack.jp）』を入力します。②【追加】ボタンを押します。
「OK」ボタンを押す
【OK】ボタンを押します。
「次へ」ボタンを押す
【次へ】ボタンを押します。
「指定フォルダーへ移動する」にチェックマーク
①【「指定フォルダーへ移動する」にチェックマーク】を入れ、②【指定】のリンクを押します。
仕分けをしたいフォルダを選択
「仕分けルールと通知」ダイアログボックスが表示されました。①【仕分けをしたいフォルダ（例：株式会社OfficeHack）】を選択し、②【OK】ボタンを押します。
再度「次へ」ボタンを押す
再度【次へ】ボタンを押します。
ルールの設定
①『仕訳ルールの名前（例：株式会社OfficeHack社員の仕分け）』を入力します。②【「この仕分けルールを有効にする」にチェックマーク】を入れ、③【完了】ボタンを押します。
仕訳ルールの実行
仕訳ルールが表示されたことを確認をします。【OK】ボタンを押すと仕分けの設定が完了です。
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